אחת הבעיות הגדולות והנפוצות ביותר בכל עסק קמעונאי הוא תזרים המזומנים של העסק.
בדוח רווח והפסד אנחנו רואים מספר מסוים ובפועל בחשבון בנק מספר קטן יותר.
אז למה זה קורה בעצם
יש הבדל גדול בין מה שהדוח רווח והפסד מראה למה שדוח תזרים המזומנים יראה לנו.
דוח רווח והפסד יראה את ההוצאות וההכנסות בדיעבד של העסק בעסקאות וחיוביים שבוצעו בתקופה שלפני הדוח על פי החשבונאות שתציגו ברגע המכירה.בעצם הדוח מציין את ממימוש הקניה או המכירה שלכם ולא את העברת המזומנים בפועל על העסקאות.
תזרים המזומנים יראה לכם בפועל כמה יתרה יש לכם בבנק.
הבעיה מתחילה שבעל העסק מסתכל על הדוח רווח והפסד כדוח שדרכו ניתן לנהל את ההכנסות וההוצאות של העסק, להזמין סחורה, לתכנן קדימה, לרשום ציקים ומקדמות ולנהל את התזרים שלו.
למה זה בעיה?
לשם הדוגמא נקח עסקה שביצענו מול לקוח בשווי 1000 שקל וחילקנו לו ל 10 תשלומים. בדוח רווח הפסד יהיה רשום בשורת הרווחים 1000 אבל בדוח תזרים רק 100
בעל עסק שלא מנהל דוח תזרים חושב שעכשיו יש לו 1000 שקל בקופה ומנצל אותם לטובת הזמנת סחורה או הוצאות אחרות אך בפועל יש לו נכון לעכשיו רק 100 שקל להוצאות.
בדוגמא הראנו דוח רווח הפסד עם 1000 שקל לעומת 100 בתזרים, מה קורה לעסק שהדוח רווח והפסד מראה לו 100 אלף שקל בלי שיש לו דוח תזרים? אני מאמין שאתם מבינים לבד את התשובה
דוגמא נוספת זו שיטת שותף פלוס, 30 ,60 שהמשמעות שלה זה שהלקוח משלם בהתאם למספר הימים בשוטף החל מסוף אותו חודש.
זאת אומרת מדיה ופתחתם אופציה ללקוח גדול שלכם (לשם הדוגמא עשה אתכם עסקה ב10,000 שקלים) לשלם בצורת שוטף פלוס 30 והרכישה התבצעה ב15 לחודש אז השוטף הוא עד סוף החודש וה30 הוא כד סוף חודש הבא
הבנתם? עד סוף אותו חודש שבו בוצעה הרכישה ועוד 30 יום שבהם הדוח רווח והפסד יראה לכם הכנסה של 10,000 שקלים אבל התזרים יעמוד על 0.
אי ניהול ובקרה של דוח תזרים מזומנים של העסק יגרום לכם להוציא הרבה מעבר למה שהעסק יכול לתת, יגרום לכם לנסות להגדיל מסגרת, להכניס את העסק למינוס, לקחת הלוואות מהבנק ובעיקר הרבה תסכול.
אז איך נמנע את זה?
הדרך הטובה ביותר היא לנהל את התזרים הוא בצורה יומית , לעשות לכם צ'ק ליסט סגירת יום, ולעדכן את הדוח בצורה יומיומית וכך הדרך שלכם ליצירת דוח תזרים חיובי קלה יותר.
ביצעתם עסקת מכירה של שוטף פלוס תכניסו לדוח מתי בפועל אמור להיכנס הכסף ואותו דבר ההפך אם אתם ביצעתם קניה בשותף פלוס תכניסו לקובץ את התאריך שהכסף אמור לצאת.ציקים שאמורים להיכנס או לצאת להכניס גם כן , גם אשראי תשלומים או כל דבר אחר
פשוט מאוד ליצור דוח כזה אפילו בקובץ אקסל כיום יש מערכות אוטומטיות שמיצרות לכם נתונים וגרפים על שלל הנתונים שתבקשו כולל תזרים, שמראה לכם מה היתרה, מתי אמור להיכנס כסף, ומתי לצאת.
כמובן שהדוח עוזר לכם לוודא שאתם עומדים במסגרת אשראי שקיבלתם מהבנק , עוזר לכם להבין לאיזה תאריכים לרשום את הציקים ולדעת על בעיות תזרימיות צפויות ולתכנן את העתיד של העסק בצורה חכמה.
תשלטו בכסף שלכם והעסק שלכם יצמח ויגדל מהר יותר , הבנק יאהב אתכם יותר, הספקים יסמכו עליכם יותר והכוח יהיה בידיים שלכם.
אגב זה יכול לעבוד גם הפוך לדוגמא אתם משלמים לספק בשיטת השותף פלוס , בדוח רווח והפסד יחשב את ההוצאה הזו אבל בפועל הכסף עדין לא יצא ואם לא ננהל את זה נכון אנחנו עלולים למצוא את עצמנו שוקעים בהלוואות ורצים לבנקאי כל יומיים שיגדיל לנו את המסגרת אשראי.
כנל גם עסקאות ששילמתם עליהם בתשלומים, לא תדעו מתי יורד וכמה יורד, לא תוכלו לנהל נכון את מערכת הכספים בעסק שלכם.
בכל מקרה אם אתם משתמשים בשיטה הזו בעבודה מול ספקים עדיף שתרכשו ב1 לחודש ואז תרוויחו יותר זמן רק תנהלו את זה בצורה חכמה כמו שאמרנו, תנהלו דוח משלכם.
עוד אפשרות שתקל עליכם בניהול תזרים חיובי היא ניקיון תשלומים המשמעות שלהם פשוטה, לקוח עשה עסקה ב1000 שקלים וחילקתם לו ל10 תשלומים, אתם תקבלו את כל העסקה תוך 24 שעות זאת אומרת יכנס לכם לחשבון 1000 שקלים. תבדקו מי נותן את השירות הזה ומה העמלות שהוא לקוח לכם על כל עסקה.
לסיכום
דוח תזרים המזומנים בעצם מראה לכם כמה כסף יש לכם בפועל לעבוד איתו ולתכנן את העתיד.
לרוב רואה החשבון יכין לכם דוח רווח והפסד בלבד ואתם אלו שתצטרכו ליצור את הדוח של תזרים המזומנים .
ניהול קובץ דוח תזרים מזומנים יומי וחודשי
תשלטו בכסף ולא ההפך.
שוטף פלוס יכול להיות דבר טוב ודבר רע תלוי בדרך התנהלות שלכם
ניקיון תשלומים יקל על התזרים שלכם
